비전자서류(비전자문서) 기록물 이관하기, 필요 서류

안녕하세요.

 

저는 현재 재직 중인 학교에서 만기를 채워, 21년에는 새 학교로 가게 됩니다.

그렇기 때문에 인수인계 준비도 하며 이제 슬슬 짐 정리도 하려고 하는데요.

 

다음번에 오실 선생님의 쾌적한 업무 환경을 만들어 드리기 위하여 17년도, 18년도분의 비전자서류들을 이관하였습니다.

 

매 년 12월 말 쯤 행정실에서 비전자서류 이관에 관한 안내를 해 주십니다.

제 업무는 급식운영이기 때문에 돈과 관련된 서류들, 위생관련 서류들이 상당히 많습니다. 거의 1년에 10상자 전후로 나오는데.. 이것도 줄인다고 줄인 거예요 ㅠ.ㅠ

 

제가 이번에 이관할 상자들은 17년도분 7상자, 18년도분 11상자로 총 18상자였습니다.

 

이관은 아시다시피 올해의 서류들이 아닌 보통 재작년과 그 이전의 상자들을 문서고로 이관하는 작업입니다. 문서고에서 보존기간을 채운 후 영구 폐기되죠. 

 

 

이관할 때 준비물은 각 시도에 따라 다를 수 있으나 저희 학교 기준으로 말씀드리자면

 

'이관할 상자들 + 아래 엑셀 서식 2개 뽑아서 주무관님께 제출' 입니다.

 

 

 

하나는 기록물 이관 목록이고 다른 하나는 인수 체크리스트인데요.

 

기록물 이관 목록

 

17, 18년도 분이므로 해당 연도에 비전자서류를 k에듀파인(구 업무포털)에 등록할 때 적어두었던 기록물 정리 결과 서식 파일을 참고하시면 되는데요. 모른다면 해당 연도의 담당 선생님께 여쭤보거나 문서등록대장에서 비전자서류 등록한 것들을 찾아 입력하시면 됩니다.

 

저는 이전 선생님이 비전자서류 등록한 것들을 찾아서 입력했는데요. 구 업무포털에 입력이 되어있지 않은 비전자서류가 상자에 적혀있길래 이건 어떻게 해야 하나 여쭤봤더니, 우선 이관 목록 서식에 적고 따로 체크해 주시면 된다고 합니다.(즉, 년도가 지난 비전자서류를  k에듀파인에 등록할 순 없음)

 

1. 일련번호는 번호 1~

 

2. 생산부서는 학교에서 알려주시거나 또는 : 업무포털>기록관리>좌측하단에 비전자기록관리시스템 배너 클릭>비전자기록관리시스템>보유목록>보유목록관리>생산부서 검색 칸에서 해당 부서명(기관명)을 검색해서 나온 부서코드번호 기재

 

3. 업무담당자 : 현재 기록물을 보유하고 있는 담당자 기재

 

4. 기록물철 형태 : 문서(일반), 대장, 도면, 카드, 시청각 중 기재

 

5. 생산년도 : 생산당시 년도 기재, 다년도 일 땐 마지막년도 기재 <예시> 2015~2017 -> 2017로 표기

 

6. 보존기간 : 영구나 준영구를 제외하고 반드시 숫자만 기재 <예시> 1, 3, 5, 10, 30, 준영구, 영구

 

7. 기록물철 제목 : 반드시 실물 기록물철 표지 제목과 동일하게 작성

 

8. 수량 : 건수(1개 기록물철(권) 안에 생산 및 접수된 문서의 총 건수),  쪽수(1개 기록물철(권)안에 생산 및 접수된 문서의 총 페이지)

 

9. 공개구분 : 공개, 비공개, 부분공개 중 기재 (반드시 작성)

 

10. 비공개 사유 : <예시> 개인정보 일 때 -> 6호 / 개인정보 및 업체의 경영상의 비밀 -> 6,7호

 

그래서 저는 총 130권의 18 상자를 적었고, 인쇄하니 3장이 나왔습니다.

 

기록물 인수 체크리스트

주무관님이 확인하시는 내용으로 부서와 이관 일자, 상자 수만 적어서 출력해 주시면 됩니다.

 

이렇게 뽑은 네 장의 종이와 18상자를 함께 문서고로 가져가야 하는데요. 혼자서는 힘들기 때문에 도움을 요청하여 무사히 비전자서류 이관을 할 수 있었답니다. 기회가 되면 다음 포스팅에서는 올해 비전자서류를 K에듀파인에 등록하는 방법도 포스팅하도록 하겠습니다.

 

감사합니다.